開會的基本功
一、前言：
民主就是以民為主，但眾多人民如何探求大眾的意見，彙集大眾集體智慧，進而凝聚共識找出解決公眾事務方法，就是要集合大眾溝通開會，所以民主時代開會是家常便飯，但您知道如何開會？今天先介紹會議基本功課，開會通知、會議進行的流程及議事程序，如下：
二、認識會議
1.會議的目的：在解決問題。
2.會議的核心價值：
(1)民主
(2)效率
3.會議的基本精神：
(1)尊重少數
(2)服從多數
(3)人人等權精神
(4)自由討論精神
(5)平等公正精神
(6)秩序和諧精神
4.議效率指標：
(1)任何討論的問題均須做出決議
(2)依規則議事
三、議事規則：
議事規則就是開會的遊戲規則，我們知道民主講求法制，目前內政部所頒佈「會議規範」，於85年8月29日經最高法院以85年度台上字第1871號裁判「會議規範」非中央法規標準法的法令，所以「會議規範」喪失行政命令位階，目前我國可說沒有政府頒佈如何開會的法令，所以各機構團體開會應自行訂立「議事規則」以為開會遵行使開會有效率、有章法。
四、會議結構：
(一)會議程序：會議進行的流程(含會議前)
1.會議前工作：
(1)開會通知：
①會員大會須於會議前15天告知全體會員，
②理事會與監事會或理監事聯席會須於會議前7天通知理、監事。
(2)開會通知事項：
①會議名稱，
②發文日期，
③發文字號，
④開會時間(註明開會起訖時間)，
⑤開會地點，
⑥聯絡人，
⑦主旨，
⑧說明，討論事項須附上，
⑨附件，
⑩發文者。
2.會議程序：會議進行的流程
(1)報告出席人數：會議須會員過半數出席(特別會議另訂)並以簽到為認定標準。
(2)主席宣佈開會：司儀報告出席人數後，請主席宣佈開會。
(3)宣讀並認可本次會議議程(可加、減或調整)。
(4)宣讀並認可上次會議紀錄。
(5)報告事項：上次會議執行情形報告。
(6)主席報告。
(7)其他報告：祕書長報告、財務長報告等。
(8)討論事項：①前會遺留事項，②提案討論。
(9)臨時動議。
(10)選舉。
(11)散會：主席宣佈。
3.會議紀錄：一般會議紀錄裁決議錄，主要項目如下：
(1)會議名稱及會次。
(2)會議時間。
(3)會議地點。
(4)出席人姓名人數。
(5)請假人姓名人數。
(6)主席姓名。
(7)紀錄姓名。
(8)選舉事項：選舉方法、票數及結果。
(9)討論事項：表決方法及結果。
(10)其他重要事項。議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
(二)議事程序：
以上從開會通知，會議進行程序到會議結束的會議紀錄是會議形式也就會議表皮，現在要報告是議事程序也就會議的骨肉，就是處理問題的過程首先是處理問題的步驟：
1.提案：開會的目的是解決問題，那麼會議上如何提問題呢？提問題有兩個方式：
(1)提案：會議前以書面方式提出問題稱提案，須1人以上附署。
(2)動議：會議中以口頭方式提出問題稱為動議須1人以上附議。動議提出的程序：
①動議者向主席請求發言地位。
②主席承認動議者之發言地位。
③動議者發動議而坐。
④附議(在場會眾1人以上口呼附議)。
⑤主席接述動議並付討論。
2.討論：討論時必須先以下列方式之一請求發言地位並經主席認可後始得發言：
(1)舉手並口呼主席請求發言。
(2)以書面請求遞交主席並註明姓名或議席號數。
(3)2人以上同時請求發言時由主席指定其先後次序。主席指定發言先後次序得參酌下列情形：
①原提案人有所補充或解釋者有優先發言。
②就討論之議案，發言最少或尚未發言者。
③離主席較遠者。
2-1討論五項要領：
(1)聲明發言性質：發言者須先對討論的問題結論告之會眾稱之「聲明發言性質」，如贊成、反對、修正或其他有關動議。
(2)不得發言離題：發言應有禮貌，就題論事，除以對人主體之議案外，不得涉及私人私事。如言論超出議題範圍或有失禮貌主席應予制止或中止其發言。其他出席人亦得請求主席為之。
(3)一時不議二事：在同一時間不得討論兩個動議。
(4)限次：出席人對任何問題都有兩次發言機會。
(5)限時：每次發言以不超過五分鐘為宜。
(6)發言次數及時間：發言應簡單扼要同一議案每人發言以不超過兩次，每次不超過五分鐘為宜，如出席人已輪流講畢或另有規定者不受此限。
3.表決：
(1)表決定義：
①達法定出席人數時。
②有表決權且參與表決者，不考慮棄權、廢票與空白票。
(2)兩面俱呈：徵詢贊成或反對，先問贊成再問反對(表決應就贊成與反對兩面俱呈並由主席宣佈其結果)。
(3)可決與否決：表決依議事規則以參加表決之多數為可決，可否同數時如主席不參與表決為否決。參加表決人數之計算以表示可、否兩種意見為準，如以投票方式表決，空白及廢票不予計算。
(4)表決方法：
①舉手表決。
②起立表決。
③唱名表決。
④投票表決。
⑤正、反兩方分立表決。
(5)最有效率的表決方法：口頭表決(聲決)，聲決為最簡便迅速的表決方式，其操作程序如下：
①主席先問會眾：「贊成者，請說贊成」。
②贊成的會眾口呼「贊成」。
③主席再問會眾：「反對者，請說反對」。
④反對會眾口呼「反對」。
⑤主席宣佈表決結果。
⑥聲決主席無法判定或會眾口呼「懷疑」，主席應改起立表決或舉手表決。
五、出席人員的權利與義務：
1.權利：發言、動議、提案、討論、表決及選舉權。
2.義務：維護議場秩序，於主席發言及議案付表決時，不得離開議場。
六、結論：
以上就開會通知、會議進行的流程、會議紀錄，以及會議程序重點、處理問題的步驟簡要報告，如此就具備有開會的基本功。
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